Vous avez la charge de l’organisation du prochain séminaire professionnel de votre entreprise et vous ne savez comment faire ni par quoi commencer ? Il est vrai qu’organiser un séminaire professionnel peut s’avérer être une mission longue et fastidieuse. Il faut penser à tous les éléments clés et ne rien oublier d’important. C’est là que de nombreuses questions vous viennent à l’esprit : quel lieu, combien de personne, quelles activités, etc. ? C’est pour cela que Maisonbel a listé pour vous toutes les étapes à ne pas oublier afin d’organiser un séminaire réussi ! Vous n’avez plus qu’à suivre la liste, et votre séminaire sera une réussite !
1 – Pour organiser un séminaire, il faut commencer par en définir les objectifs
Il s’agit de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à ce séminaire. L’objectif est-il de créer de la cohésion, de former votre équipe, de partager des informations, de se donner des objectifs futurs, de développer la créativité, de faire émerger la force du collectif ? Vous devez vous poser ces questions avant d’aborder les aspects pratiques. Vous devez vous poser ces questions avant d’aborder les aspects pratiques, car en fonction de vos objectifs, certains lieux seront à plus à privilégier, des activités seront plus adaptées. Par exemple, si l’objectif de votre séminaire professionnel est de créer de la cohésion, on penchera davantage pour des lieux plus dépaysants et différents de votre cadre de travail. Mais si l’objectif est de former votre équipe, vous choisirez un lieu qui n’invite pas trop à l’évasion pour que chacun reste concentré…
2 – Déterminer avec quelles personnes organiser un séminaire ?
Déterminez avec qui vous souhaitez partir en séminaire. Souhaitez-vous partir avec quelques collaborateurs précis ou souhaitez-vous emmener toute votre équipe ? Savoir avec qui partir c’est aussi connaitre le nombre de personnes qui seront présentes lors de votre séminaire. Le nombre de personnes sera un des éléments clé de votre séjour, que ce soit pour l’organisation globale du séminaire et pour la communication de l’évènement à ce sujet au sein même de votre entreprise.
3 – Trouver les bonnes dates dans le calendrier pour organiser un séminaire réussi !
Choisir les bonnes dates est l’assurance que la majorité des personnes pourra être présente au séminaire. Ne prévoyez pas de partir pendant des sessions de formation, des réunions importantes, des congés, etc. En effet, il faudra privilégier des périodes plutôt creuses dans votre activité et surtout anticiper un maximum en avance afin d’avertir les collaborateurs le plus tôt possible (des mois en avance de préférence).
4 – Avant d’organiser un séminaire, déterminez l’esprit que vous souhaitez lui donner
Vous allez emmener votre équipe dans un cadre différent de celui de d’habitude. Cela reste un séminaire de nature professionnelle. Il me semble important de définir l’ambiance que vous souhaitez donner à ce moment hors du bureau. Communiquez-le à votre équipe avant de partir !
5 – Pour organiser un séminaire, appuyez-vous sur les talents de vos collaborateurs
- Organisez ce sur quoi vous êtes à l’aise et déléguez le reste, soit à une agence de communication extérieure soit à chacun de vos collaborateurs en fonction de leurs goûts et de leurs compétences. Si vous savez que Martin adore organiser des évènements, vous pouvez le nommer « responsable logistique ». Demandez-nous pour tous les partenaires privilégiés
- Nommez un responsable photos et communication réseaux sociaux pendant votre séminaire
- Identifiez les talents pour vous aider dans l’organisation des activités : chanteur, danseur, organisateur de grands jeux, pro des cocktails ou de la pâtisserie, etc. C’est aussi un bon moyen de valoriser chacun d’entre eux !
6 – Organiser un séminaire, c’est aussi choisir son format
Un séminaire, cela peut être un colloque, un congrès, une convention, une journée d’étude, une animation évènementielle, un séminaire résidentiel, un team building, etc. Les enjeux et le contenu du séminaire seront évidemment différents en fonction du format.
7 – Quelle durée pour votre séminaire d’entreprise ?
Choisir la durée du séjour peut être un vrai casse-tête au moment de l’organisation : pas trop long, ni trop court, mais également adapté au format et à l’objectif du séminaire. Il n’y pas forcément de durée idéale, mais voici une liste d’idée en fonction de différents types de séminaire :
- Si vous ne vous réunissez qu’une fois par trimestre et que vous habitez aux 4 coins de la France, vous privilégierez le format du lundi au vendredi 4 nuits, 5 jours
- Si c’est du 100 % détente : 1 journée et 1 nuit
- Si c’est une formation : 3 nuits et 3 jours
- Si c’est de la motivation : 2 nuits et 2 jours
8 – Envoyez des invitations formelles à vos équipes
Vous avez décidé des étapes de base et notamment du nombre de personnes que vous alliez inviter. Avant de continuer et de prévoir le reste du séminaire, il vous faut dès maintenant envoyer vos invitations à toutes les personnes concernées. Cette étape est primordiale et doit intervenir rapidement dans le processus. Comme vous le savez très bien, le nombre de personnes invitées sera certainement bien différent du nombre de personnes présentes le jour j. L’objectif de ses invitations sera donc de connaître le plus rapidement possible le nombre définitif de participants. N’hésitez pas à être un peu stricte sur les délais de réponses et demandez-leur de confirmer au plus vite leur réponse. Sans le nombre de participants, vous ne pourrez pas avancer dans la suite de l’organisation du séminaire.
9 – Pour organiser un séminaire, il faut définir la localisation
La localisation géographique est sans doute un des éléments qui importe le plus dans votre travail. Il n’y pas de localisation parfaite, mais il est préférable de respecter certaines règles et quelques conseils pour être sûr de pas faire d’erreur dans votre choix :
- Aller trop loin ne sert à rien : pensez à la fatigue et à la planète. La durée idéale se situe entre 1 heure et 2 heures. Prenons l’exemple de Maisonbel : notre gîte se trouve à 1h30 de Rennes et 1h30 de Nantes. Alors si jamais, vous êtes en charge de l’organisation d’un séminaire professionnel pour une entreprise située un de ces deux villes, vous avez déjà votre idée de localisation
- Allez près de la mer : rien de mieux qu’un élément naturel pour reprendre de l’énergie. Vous pourrez en plus vous baigner ou faire des activités nautiques
- Privilégiez un environnement au calme, au vert, à la campagne
10 – Organiser un séminaire, c’est aussi trouver l’hébergement adapté
Le choix du lieu et de l’hébergement sont importants. Il faut penser au confort, à l’espace pour que chacun ait son intimité, mais aussi des endroits pour se réunir tous ensemble ou en petit groupe.
Le lieu choisi doit être adapté à la capacité en nombre de personnes, à l’esprit que l’on souhaite donner à son séminaire, au degré de confort. Quelle gamme choisir ? séminaire de luxe ou moyen de gamme ? Vérifiez qu’il y a bien une table de travail et les équipements dont vous avez besoin.
11 – Pour organiser un séminaire, il faut aussi prévoir le transport
Prévoyez le transport pour aller sur le lieu du séminaire. Prévoyez aussi le transport pour aller de la gare jusqu’au gîte (taxi ? bus ? transports en commun ?). Privilégiez plutôt le train ou la voiture pour vos déplacements. Pour un séminaire à 2 heures de votre lieu de travail, vous pouvez covoiturer. Cela vous offre de la souplesse dans les horaires ! Le train est aussi un mode de transport convivial qui permet de ne pas conduire et qui est donc moins fatigant. Prendre l’avion s’avère souvent plus compliqué et certains collaborateurs peuvent craindre de prendre l’avion. Un séminaire écoresponsable privilégiera une courte distance par rapport à son lieu de travail (on a dit entre 1h30 et 2 heures) pour préserver la planète.
12 – Pour organiser un séminaire, établissez une liste de priorités
Établir une liste de priorités vous sera d’une grande aide. Il est recommandé de le faire afin de réunir tous les ingrédients indispensables pour un bon séminaire. Pensez donc à vous faire une checklist d’objectifs à respecter et vous mettrez toutes les chances de votre côté pour que le séminaire soit une réussite. À vous de dresser votre propre liste, mais je vous donne quelques exemples :
- Changer d’environnement
- Faire une activité qui nécessite un effort collectif
- Avoir un « invité surprise » qui peut animer une conférence autour des valeurs de l’entreprise
- Organiser des ateliers qui permettent de réfléchir différemment sur des sujets
- Ne pas aborder les choses de la même façon qu’au bureau
- Se faire un bon repas autour du feu ou sur la terrasse en fonction des saisons
13 – Organiser un séminaire, c’est aussi trouver des activités adaptées à tous les participants
Les activités font partie des éléments les plus importants à prévoir dans l’organisation d’un séminaire. Il faudra prendre le temps de trouver des idées originales et surtout adaptées à vos collaborateurs. Participer à la même activité en fournissant un effort commun permet de développer l’esprit d’équipe et la cohésion. Voici quelques idées :
- Cela peut être une activité à sensation (parachutisme, pêche au gros en mer), saut à l’élastique, accrobranche, course d’orientation
- Cela peut être un sport comme le kayak, le char à voile, le golf, le jogging en bord de mer, ou le stand up paddle
- Vous pouvez faire une croisière sur le golfe du Morbihan avec une formule plus ou moins rapide : de la balade jusqu’à une activité plus sportive. Il y en a pour tous les goûts
- Organiser un grand jeu : soit vous avez un talent dans votre équipe qui est resté un grand enfant, vous pouvez aussi faire appel à une agence d’évènementiel
- Faire une balade à vélo : normal ou électrique pour découvrir la région
- Participez à une activité ludique comme une murder party, une chasse au trésor, un escape game ou encore un team building. Si vous rencontrez des difficultés pour ce genre d’activités, faites appel à une agence d’événementiel pour vous aider à organiser ces jeux
- Ce peut être aussi des activités de découverte. Pour vous donner des idées et des exemples, près de Maisonbel se trouve la maison de l’huître en Bretagne. C’est une animation réalisée par un ostréiculteur avec une dégustation d’huîtres. Il est également possible de participez à l’entretien d’un potager (sous la direction d’un jardinier habilité) : plantation, taille, cueillette (fraises, framboises, pommes, poires, mirabelles …), constitution de paniers. Enfin, il est possible de réaliser des activités autour du chant, de l’art crétif : karaoké, théâtre… Si cela vous intéresse, retrouvez encore plus d’idées d’activités à réaliser en Bretagne sur notre blog
- Les activités bien être peuvent avoir leur place dans votre séminaire : proposez à vos collaborateurs des séances de massage, des cours collectifs de yoga ou encore du pilate
14 – Identifier les moments de travail durant le séminaire
Un séminaire a beau être un moment particulier dans une année, un moment plus détente et conviviale que le quotidien au bureau, il ne faut pas oublier que cela reste un séjour dont le cadre est professionnel. Il est donc très important de prévoir du temps pour travailler et échanger avec les équipes. Cela sera l’occasion de féliciter certains ou de fixer un cap, des objectifs, etc. Envisagez un nouveau format pour travailler différemment.
15 – Prévoir de faire venir un grand témoin pendant votre séminaire ou organiser une conférence sur place
Pourquoi ? Pour nourrir vos équipes de façon différente de d’habitude ! Faites venir un personnage emblématique de la région ou encore invitez une personnalité qui pourra livrer un témoignage en rapport avec les valeurs de votre entreprise.
16 – Prévoyez une activité culturelle qui correspondent aux valeurs de votre entreprise
L’idée est de développer la cohésion autour d’un moment convivial. Vous pouvez privilégier une visite culturelle, un match de rugby ou une activité qui corresponde aux valeurs de votre entreprise.
17 – Organiser un séminaire, c’est aussi mettre à l’honneur la gourmandise et la gastronomie
Pour être sûr de ne pas se rater sur ce point-là et régaler vos équipes durant le séjour, plusieurs formules sont possibles pendant votre séminaire :
- Faites appel à un chef nomade. Il fait les courses et vous concocte des petits plats maison avec des produits frais du terroir
- Faites appel à un traiteur ou à un foodtruck. Chez Maisonbel et en Bretagne, toute une équipe pourra s’installer sur le lieu du séminaire et vous faire des galettes et des crêpes
- Réserver des restaurants : crêperie, fruits de mer
- Faire de la gastronomie un élément de cohésion : organisez un concours cuisine ou demandez à chacun de vos collaborateurs de cuisiner une spécialité de sa région
- Dégustation de vins
- Bar à cocktail
18 – Prévoyez un plan B en cas d’imprévus
Même lorsque tout est organisé et bien pensé, on n’est malheureusement jamais à l’abri d’une annulation de dernière minute à cause d’éléments imprévus (grève des transports par exemple) ou bien même en cas de mauvais temps. Pour cela, il est primordial de penser à un plan B afin de pouvoir assurer le séminaire. Si cela arrive, vos collaborateurs seront vous remercier et reconnaître vos talents d’organisation.
19 – Faire appel à une agence d’évènementiel pour organiser un séminaire
Si vous n’avez pas le temps ni l’envie de vous creuser la tête, faites appel à une agence d’évènementiel pour organiser votre séminaire. Les agences d’évènementiel sont des références en matière de team building et d’activités de cohésion dans un secteur en particulier. Des équipes dynamiques conçoivent et orchestrent des évènements pour des petites, moyennes et grandes entreprises. Elles proposent des activités de cohésion exclusives et originales.
20 – Teasez votre séminaire et le programme pour donner envie à vos collaborateurs
C’est enfin bon, tout est organisé et la date du séminaire approche à grands pas. Afin de faire du séminaire un moment inoubliable, rendez l’attente de l’évènement insoutenable ! Pour cela, faite du teasing pour donner envie à vos collaborateurs de venir ! Sans trop leur en dévoiler, préparez des petits jeux pour essayer de leur faire deviner le programme et ce qu’il leur attend.
21 – Mettez en place un feedback pour avoir des retours et vous aider pour le prochain séminaire
Le séminaire est terminé et vous pensez que l’organisation du séminaire est enfin terminée ? Non pas tout à fait, il manque une dernière étape avant de clore le sujet séminaire. Pensez à créer un sondage, une enquête afin de demander aux participants d’évaluer le séminaire et récolter leurs avis. Cela vous permettra d’avoir un retour sur tout votre travail, savoir si le séminaire a su répondre à leurs attentes et d’identifier les domaines d’amélioration pour les futurs séminaires.
C’est maintenant à vous de jouer afin que votre séminaire soit une réussite et qu’il fasse partie des meilleurs souvenirs de votre équipe. Après ce séminaire, vos collaborateurs seront reboostés et seront repartis pour un tour !
